Dokumentację firmową, w zależności od jej rodzaju, należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Nienależyte wywiązywanie się z tego obowiązku grozi poważnymi sankcjami karnymi. O czym powinien zatem pamiętać każdy przedsiębiorca?
W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.
Dokumenty kadrowe
Dokumentację pracowniczą, w tym też tą dotyczącą wynagrodzenia za pracę, okresów zatrudnienia, danych osobowych, archiwizuje się przez 50 lat od zakończenia przez osobę pracy u danego płatnika.
Dokumenty ZUS
Ze względu na rodzaj dokumentacji ZUS-owskiej, dzieli się ją na trzy grupy o różnym obowiązku przechowywania i tak:
- Dokumenty zgłoszeniowe – mające związek z rejestracją płatnika składek w ZUS ( ZUS ZPA, ZUS ZFA) - trzeba przechowywać przez cały okres prowadzenia firmy, gdyż ZUS ma prawo je skontrolować nawet po 50 latach od ich sporządzenia.
- Dokumenty rozliczeniowe – wszelkie dokumenty potwierdzające wymiar należnych składek – trzeba je przechowywać przez okres dziesięciu lat od daty przesłania ich do ZUS (także te dostarczone drogą elektroniczną)
- Dokumenty płatnicze – czyli te, które uwierzytelniają wszelkie odprowadzone składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, zdrowotne oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - muszą być archiwizowane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych bądź do czasu potwierdzenia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych uprawnień emerytalnych.
Dokumenty podatkowe
W myśl Ustawy o rachunkowości oraz z artykułu 86 Ordynacji podatkowej, dokumenty podatkowe należy przechowywać przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skończył się termin płatności podatku. W poczet dokumentów podatkowych wlicza się wszystkie kopie i oryginały faktur VAT, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym oraz wszystkie kopie wystawionych rachunków – tyczy się to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy mają obowiązek ich żądania.]